議事録・日報・報告書の自動要約
週30件の客先MTG議事録に1件40分かけていた経営コンサルのケース
クライアント先での打ち合わせを終えたら、内容を思い出しながら議事録を書き起こし、決定事項とネクストアクションを整理して共有する。数名規模のコンサルティング会社では、この作業がコンサルタント本来の分析・提案業務を圧迫しがちです。本記事では、経営コンサルティング会社のA社を例に、議事録・日報・報告書の作成を自動要約に置き換えるとどう変わるのかを想定シナリオとして紹介します。
本記事は想定シナリオに基づくモデルケースです。登場する企業・担当者は架空であり、実在の顧客事例ではありません。効果は業務内容や導入範囲により異なります。
ある経営コンサルタントの、とある一日
A社は代表を含め5名体制の小さな経営コンサルティング会社。複数のクライアント企業と週次・隔週で定例MTGを持ち、経営課題の整理や改善提案を行っています。コンサルタントのCさんは、日中は客先を回り、事務所に戻ってから議事録をまとめる毎日です。ある日の様子を追ってみます。
1件目の客先訪問。経営会議に同席し、議論の流れを追いながら手元のノートに要点を走り書きしていく。発言のペースが速く、すべてを書き取れないまま話が進む場面も多い。
移動中の電車内で、次の訪問先の資料に目を通す。先ほどのMTGの記憶は少しずつ薄れていくが、議事録に着手する時間はまだない。
2件目はオンラインMTG。決定事項や宿題はその都度メモするが、参加者の発言をすべて追いながら記録するのは難しく、細かいニュアンスは記憶頼みになる。
事務所に戻り、提案資料の作成や次回訪問の準備に追われる。議事録は「あとで」に回さざるを得ない。
ようやく議事録の作成に着手。録音を聞き直しながら、朝の1件目から思い出していく。1件あたり40分ほどかかる。
3件分のうち2件で力尽き、残り1件は翌朝に持ち越し。クライアントへの共有は結局、翌々日にずれ込んだ。
A社が抱えていた3つの課題
コンサルタントのCさんが特別に非効率なわけではありません。MTGの内容を人の記憶と手作業だけで議事録に落とし込んでいる以上、手間はどうしても積み上がっていきます。
作成に時間がかかる
1件あたり平均40分、月30件で計約20時間。本来クライアントの分析や提案準備に充てたい時間が、議事録作成に圧迫されていた。
記憶が薄れてから書くため精度が落ちる
MTG直後に着手できないことが多く、時間が経ってから書き起こすため、決定事項やニュアンスの抜け漏れが起きやすかった。
共有が遅れ、書式もバラバラ
コンサルタントごとに議事録の粒度や書式が違い、クライアントへの共有までに1〜2日かかることも珍しくなかった。
議事録・要約ツール「Atlas Notes」での処理の流れ
A社への導入を想定したツール画面です。MTGの録音データを自動で文字起こしし、決定事項とTODOだけをコンサルタントが確認する、という流れに変えます。
画面はイメージです（導入時は業務に合わせて設計します）
決定事項と宿題・TODOは、担当者と期日つきで自動整理されます
録音データを自動で文字起こし・話者整理
MTGの録音データを読み込むと、発言者ごとに整理された文字起こしが自動で作成されます。手元でメモを取り切れなかった部分も、後から確認できます。
決定事項を自動で抽出・要約
文字起こしの内容から、その場で決まったことを自動的に抽出し、箇条書きの要約としてまとめます。
宿題・TODOを担当者と期日つきでリスト化
会話の中から「誰が」「いつまでに」やるかを自動で拾い上げ、宿題・TODOリストとして整理します。
ワンクリックで参加者へ共有
内容を確認したら、そのまま参加者やチームへ共有できます。MTG当日中の共有も実現しやすくなります。
モデルケースの試算：導入前後の比較
A社のモデルケースをもとにした、控えめな試算です。実際の効果はMTGの件数や導入範囲によって変わります。
| 項目 | 導入前（モデルケース） | 導入後の試算 |
|---|---|---|
| 1件あたりの議事録作成時間 | 平均40分 | 10〜15分程度（試算） |
| 月30件分の作成時間 | 約20時間 | 約6〜8時間程度（試算） |
| クライアントへの共有までの日数 | 翌日〜翌々日 | 当日中（見込み） |
| 決定事項・TODOの記載漏れ | 月2〜3件程度 | 月0〜1件程度（見込み） |
※上記はモデルケースに基づく試算であり、数値を保証するものではありません。実際の効果はMTGの頻度・録音環境・導入範囲により異なります。まずは現状のヒアリングから、実現可能な範囲を一緒に確認します。
モデルケースにおける想定の声
以下は、本モデルケースにおけるコンサルタントの想定コメントです（架空の内容です）。
「移動中や夜に思い出しながら書いていた議事録が、録音を読み込むだけでほぼ形になるので助かっています。決定事項とTODOだけ確認すればいいので、当日中にクライアントへ共有できるようになったのも大きいです。」A社 コンサルタント Cさん（モデルケースにおける想定）
自社にも当てはまるか、まずは話してみませんか
同じような議事録・報告書の悩みを抱える現場は多くあります。AIへの気軽な相談も、担当者への直接のご相談も歓迎です。